Belegbert FAQ: klare Antworten auf deine Fragen.

Belegbert ist ein Rechnungsprogramm für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es verbindet Angebote und Rechnungen mit digitaler Belegerfassung, Zahlungserfassung und der geordneten Übergabe an den Steuerberater.

Belegbert richtet sich vor allem an Solo-Selbstständige, Handwerker, Dienstleister, Agenturen und kleine Betriebe, die Rechnungen schreiben und ihre Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten möchten.

Belegbert konzentriert sich auf die Aufgaben vor der eigentlichen Buchhaltung: Rechnungen erstellen, Eingangsbelege sammeln, Zahlungen dokumentieren und die Unterlagen vollständig übergeben.

Nein. Belegbert ist auf Fakturierung, Belege und Zahlungserfassung ausgelegt. Es erstellt keine EÜR oder Jahresabschlüsse und ersetzt keine steuerliche Buchhaltung.

Ja. Belegbert ist als eigenständiges Rechnungsprogramm konzipiert. Für die Nutzung von Belegbert ist kein Lexware-Office-Konto erforderlich.

Der Arbeitsablauf ist auf einfache Begriffe und wiederkehrende Aufgaben ausgelegt. Für steuerliche Einordnungen bleibt der Steuerberater zuständig; Belegbert soll keine Buchhaltungskenntnisse ersetzen.

Ja. Gerade kleine Betriebe und Solo-Selbstständige gehören zur Zielgruppe. Zwei Benutzer sind im Belegbert-Tarif enthalten.

Ja. Handwerker können Angebote und Rechnungen schreiben, Material- oder Dienstleistungsbelege sammeln, Zahlungen erfassen und die Unterlagen für die Kanzlei vorbereiten.

Ja. Angebote, wiederkehrende Rechnungen, Kunden- und Artikeldaten sowie die Belegablage passen zu typischen Abläufen kleiner Dienstleistungsunternehmen.

Belegbert ist für geschäftliche Fakturierung und die zugehörigen betrieblichen Belege gedacht, nicht als private Haushaltsbuchführung.

Ja. Angebote gehören zum vorgesehenen Funktionsumfang. Ein angenommenes Angebot lässt sich mit einem Klick in eine Rechnung übernehmen.

Ja. Belegbert ist darauf ausgelegt, ein Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umzuwandeln, ohne alle Positionen erneut einzugeben.

Ja. Abschlagsrechnungen gehören zum vorgesehenen Rechnungsumfang. Die konkrete Abbildung eines Projekts sollte zu den Abläufen des eigenen Betriebs passen.

Ja. Schlussrechnungen sind als Rechnungsart vorgesehen. Bei komplexen Projekten sollte die korrekte Abrechnung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Ja. Wiederkehrende Rechnungen sind für monatliche, quartalsweise oder jährliche Intervalle vorgesehen. Sie können als Entwurf angelegt oder nach festgelegten Regeln automatisch versendet werden.

Ja. Rechnungen können aus Belegbert per E-Mail versendet werden. Alternativ lässt sich eine PDF-Datei für den Postversand erstellen.

Ja. Das Rechnungsdesign lässt sich mit eigenem Logo, Farben und Texten an das Unternehmen anpassen.

Ja. Artikel und Leistungen können mit Preis, Einheit und Steuersatz hinterlegt und beim Schreiben von Angeboten oder Rechnungen wiederverwendet werden.

Nein. Eine Rechnung soll auch ohne zuvor gespeicherten Kunden erstellt werden können. Häufig verwendete Kunden lassen sich für schnellere Eingaben speichern.

Ja. Gespeicherte Kunden, Artikel und Lieferanten können beim Tippen vorgeschlagen werden. Neue Einträge lassen sich direkt aus dem laufenden Arbeitsablauf anlegen.

Eine fertiggestellte Rechnung wird festgeschrieben. Fehler werden über eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur mit Bezug zum Original korrigiert, statt die fertige Rechnung still zu überschreiben.

Ja. Stornorechnungen sind vorgesehen und können auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.

Ja. Für Korrekturen ist eine Rechnungskorrektur mit Bezug zur Originalrechnung vorgesehen. Welche Korrektur im Einzelfall richtig ist, hängt vom Sachverhalt ab.

Ja. Rechnungsnummern sind frei gestaltbar; zugleich ist eine lückenlose Nummerierung ein wichtiger Teil der Rechnungsorganisation.

Ja. Belegbert sieht einen GiroCode vor, den Kunden mit einer geeigneten Banking-App zum Vorbereiten einer Überweisung nutzen können.

Je nach Geschäftsvorfall gehören unter anderem Name und Anschrift der Beteiligten, Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gegebenenfalls Steuerbetrag auf die Rechnung. Die gesetzlichen Anforderungen hängen vom konkreten Fall ab.

Belegbert ist auf die üblichen Pflichtangaben nach § 14 UStG und passende Steuersätze ausgelegt. Die Angaben sollten vor dem Versand dennoch geprüft werden, insbesondere bei Sonderfällen.

Vorgesehen sind die Steuersätze 19 %, 7 % und 0 % sowie ein Kleinunternehmer-Modus. Ob ein Steuersatz im konkreten Fall anzuwenden ist, muss fachlich richtig beurteilt werden.

Ja. Ein Kleinunternehmer-Modus ist vorgesehen. Die Voraussetzungen und die Anwendung der Kleinunternehmerregelung richten sich nach der individuellen steuerlichen Situation.

Belegbert unterstützt den Kleinunternehmer-Modus und einen Steuersatz von 0 %. Welche rechtliche Begründung auf einer Rechnung nötig ist, hängt vom jeweiligen Sachverhalt ab.

Eine Stornorechnung hebt eine fehlerhafte Rechnung auf oder korrigiert sie über einen nachvollziehbaren Vorgang. Der Begriff „Gutschrift“ hat im Umsatzsteuerrecht eine eigene Bedeutung und sollte nicht pauschal als Synonym für eine Rechnungskorrektur verwendet werden.

Ja. Rechnungen können mehrere Artikel oder Leistungen mit den jeweiligen Preisen, Einheiten und Steuersätzen enthalten.

Ja. Rechnungen lassen sich als PDF für den Versand oder den Ausdruck ausgeben. Eine PDF-Datei ist allerdings nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.

Eine bereits fertiggestellte Rechnung sollte nicht einfach unprotokolliert überschrieben werden. Je nach Fehler ist eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur erforderlich; bei Unsicherheit hilft der Steuerberater.

Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis benötigen grundsätzlich eine fortlaufende beziehungsweise eindeutig zuordenbare Rechnungsnummer im gesetzlichen Sinn; die genaue Ausgestaltung hängt von den geltenden Regeln ab. Belegbert unterstützt frei gestaltbare, lückenlos organisierte Nummern.

Ja. Belegbert unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format und auf Wunsch im XRechnung-Format.

Ja. Eingehende E-Rechnungen sollen eingelesen und in einer lesbaren Darstellung angezeigt werden, damit die enthaltenen Angaben leichter geprüft werden können.

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das Software auslesen kann. Eine gewöhnliche PDF-Datei allein ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.

ZUGFeRD verbindet üblicherweise eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Format, das vor allem für elektronische Prozesse und öffentliche Auftraggeber bekannt ist.

Nein. Eine einfache PDF-Datei ist in der Regel nur eine visuelle Darstellung. Eine strukturierte E-Rechnung enthält maschinenlesbare Rechnungsdaten nach einem geeigneten Standard.

Belegbert unterstützt XRechnung als Format. Ob eine konkrete Rechnung alle Anforderungen des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers erfüllt, hängt zusätzlich von dessen Vorgaben und dem konkreten Verfahren ab.

Ja. Belegbert soll eingehende E-Rechnungen lesbar darstellen. Dadurch müssen Nutzer nicht direkt in einer XML-Datei nach den einzelnen Rechnungsfeldern suchen.

Die E-Rechnung wird eingelesen und lesbar angezeigt. Die erkannten Angaben und der Beleg sollten geprüft werden, bevor sie für die weitere Verarbeitung genutzt werden.

Ein ZUGFeRD-Dokument enthält typischerweise eine PDF-Darstellung und strukturierte XML-Daten. Entscheidend ist, dass das Dokument dem verwendeten Format entspricht und die strukturierten Daten korrekt eingebettet sind.

Ja. Auch strukturierte Rechnungsdaten müssen auf Richtigkeit, Bezug zur Leistung und Plausibilität geprüft werden. Die maschinelle Lesbarkeit ersetzt nicht die sachliche Prüfung.

Eingangsrechnungen können hochgeladen, mit dem Handy fotografiert oder an eine eigene Belegadresse per E-Mail weitergeleitet werden.

Ja. Belege lassen sich mit dem Handy fotografieren und in die digitale Belegablage übernehmen.

Ja. Für die Belegerfassung ist eine eigene Belegadresse vorgesehen, an die Eingangsbelege weitergeleitet werden können.

Die Texterkennung schlägt unter anderem Datum, Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben und Lieferant vor. Diese Angaben werden geprüft und bestätigt, bevor sie weiterverwendet werden.

Die Erkennung ist auch für gescannte PDFs und Fotos vorgesehen. Die erkannten Daten sind Vorschläge und sollten mit dem Original abgeglichen werden.

Nein, eine fehlerfreie Erkennung kann nicht vorausgesetzt werden. Die ausgelesenen Werte sind Vorschläge; der Nutzer prüft und bestätigt sie.

Ja. Lieferanten lassen sich wiederverwenden. Belegbert kann sich je Lieferant einfache Kategorien und den Zahlungsweg merken.

Ja. Vorgesehen sind einfache Kategorien wie Büromaterial, Software oder Reisekosten. Belegbert soll dabei verständliche Kategorien statt komplexer Kontonummern in den Vordergrund stellen.

Ja. Originalbelege sollen unverändert gespeichert bleiben. Das ist wichtig, damit bei der späteren Prüfung das tatsächlich eingegangene Dokument vorliegt.

Ja. Ausgaben, die privat bezahlt wurden, können als solche erfasst werden. Wie sie steuerlich zu behandeln sind, klärt der Steuerberater.

Typischerweise gehören dazu Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und weitere Ausgabenbelege sowie Zahlungsinformationen. Was im Einzelfall gebraucht wird, sollte mit der Kanzlei abgestimmt werden.

Ja. Zahlungseingänge können per Klick mit Zahlungsdatum und dem verwendeten Konto erfasst werden.

Ja. Belegbert sieht die Kennzeichnung von Ausgaben vor, die privat bezahlt wurden, damit diese Information bei der Belegübergabe nicht verloren geht.

Nein. Vorgesehen ist keine automatische Bankverbindung. Zahlungen lassen sich manuell erfassen oder Kontoauszüge als Datei importieren.

Vorgesehen sind Kontoauszüge im CAMT-Format oder als CSV-Datei, wie sie von Banken bereitgestellt werden können.

Beim Import schlägt Belegbert eine passende Rechnung oder einen passenden Beleg vor. Der Vorschlag sollte geprüft werden, bevor die Zuordnung übernommen wird.

Ja. Teilzahlungen gehören zum vorgesehenen Zahlungsumfang, damit eine Rechnung nicht nur als vollständig bezahlt oder unbezahlt behandelt werden muss.

Ja. Sammelzahlungen sind vorgesehen. Die Zuordnung sollte nachvollziehbar bleiben, damit sich später erklären lässt, welche Rechnungen mit einer Zahlung beglichen wurden.

Die Vollständigkeitsprüfung vor dem Export soll Kontoumsätze ohne Beleg sichtbar machen. So können fehlende Unterlagen vor der Übergabe ergänzt oder mit der Kanzlei geklärt werden.

Ja. Der Überblick zeigt offene Rechnungen sowie Einnahmen und Ausgaben nach Monat.

Für Erinnerungen und Mahnungen ist das ergänzende Modul Mahnbert vorgesehen. Belegbert selbst konzentriert sich auf Rechnungen, Belege und Zahlungserfassung.

Ja. Belegbert ist darauf ausgelegt, Buchungsdaten und Belege geordnet für den Steuerberater bereitzustellen, damit nicht nur Rechnungen, sondern auch die zugehörigen Unterlagen vorliegen.

Ja. Belegbert bietet einen Export im DATEV-Format für Buchungsdaten und Belege. Die genaue Verarbeitung hängt auch von der Einrichtung und dem Importverfahren der Steuerkanzlei ab.

Die vorgesehene Funktion ist ein Export im DATEV-Format. Eine direkte Übertragung zu DATEV sollte daraus nicht abgeleitet werden.

Belegbert beschreibt den Export im DATEV-Format. Daraus folgt keine Partnerschaft mit DATEV.

Ja. Belegpakete lassen sich nach Monat oder Quartal zusammenstellen. Welche Abgabeintervalle sinnvoll sind, sollte mit der Kanzlei abgestimmt werden.

Ja. Belegbert sieht Belegpakete je Monat oder Quartal als ZIP-Datei vor.

Vor dem Export soll Belegbert unter anderem Belege ohne Zahlung, Kontoumsätze ohne Beleg und fehlende Angaben anzeigen.

Nein. Belegbert bereitet Daten und Belege vor. Die laufende Buchhaltung und steuerliche Bewertung bleiben Aufgabe der dafür zuständigen Fachleute.

Nein. Eine EÜR gehört nicht zum Funktionsumfang. Belegbert organisiert die Fakturierung, Belege und Zahlungsinformationen als Vorbereitung für den Steuerberater.

Der DATEV-Export ist dafür gedacht, dass der Steuerberater die exportierten Daten mit geeigneter Software einlesen kann. Ob der Ablauf unmittelbar passt, sollte vorab mit der jeweiligen Kanzlei abgestimmt werden.

Sammle Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege und Zahlungsinformationen, prüfe fehlende Angaben und gleiche Kontoumsätze mit Belegen ab. Belegbert unterstützt diesen Ablauf mit einer Vollständigkeitsprüfung vor dem Export.

Ja. Belegbert sieht einen Kleinunternehmer-Modus vor. Ob die Regelung auf das eigene Unternehmen zutrifft, sollte anhand der aktuellen gesetzlichen Voraussetzungen und der individuellen Situation geklärt werden.

Der Kleinunternehmer-Modus unterstützt diese Art der Fakturierung. Die korrekten Angaben auf der Rechnung müssen zu deiner steuerlichen Situation und den geltenden Regeln passen.

Belegbert sieht einen Hinweis vor, wenn sich ein Kleinunternehmer der maßgeblichen Umsatzgrenze nähert. Der Hinweis ersetzt keine steuerliche Prüfung.

Ja. Belegbert ist auch auf reguläre umsatzsteuerpflichtige kleine Unternehmen ausgelegt und unterstützt die vorgesehenen Steuersätze 19 %, 7 % und 0 %.

Für nebenberufliche Selbstständige, die Angebote, Rechnungen und Belege organisieren müssen, kann der fokussierte Funktionsumfang passen. Die passende steuerliche Behandlung hängt von der persönlichen und betrieblichen Situation ab.

Ja. Freiberufler und andere kleine Dienstleistungsbetriebe gehören zur Zielgruppe, sofern sie vor allem Fakturierung, Belegablage und die Übergabe an den Steuerberater benötigen.

Zwei Benutzer sind im Tarif enthalten. Weitere Benutzer können gegen Aufpreis ergänzt werden.

Ja. Belegbert zeigt Einnahmen und Ausgaben nach Monat sowie offene Rechnungen. Diese Übersicht ist eine Arbeitshilfe und keine vollständige Finanzbuchhaltung.

Nein. Belegbert sollte nicht als „GoBD-zertifiziert“ bezeichnet werden. Die Software ist nach den Grundsätzen der GoBD konzipiert; eine pauschale Zertifizierung wird nicht behauptet.

Nein. Fertige Rechnungen werden festgeschrieben. Fehler werden über nachvollziehbare Storno- oder Korrekturvorgänge behandelt; Änderungen werden protokolliert.

Eine nachvollziehbare Festschreibung hilft, spätere Änderungen an fertigen Rechnungen zu vermeiden und Korrekturen transparent zu halten.

Ja. Eingangsbelege sollen im Original erhalten bleiben. Das unterstützt die Nachvollziehbarkeit bei späteren Rückfragen oder Prüfungen.

Für Rechnungen und Belege ist eine Aufbewahrung von acht Jahren vorgesehen, für Aufzeichnungen zehn Jahre. Welche Frist im konkreten Fall gilt, hängt von den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben ab; die Fristen können sich ändern.

Ja. Die Produktkonzeption sieht vor, Änderungen nachvollziehbar zu protokollieren und fertige Rechnungen festzuschreiben.

Laut Produktkonzeption werden Server in Deutschland betrieben. Für die konkrete Datenschutzbewertung sind die jeweils geltenden Datenschutzhinweise und Vertragsunterlagen maßgeblich.

Die Produktkonzeption sieht vor, Zugangsdaten zu externen Diensten, etwa zu einem E-Mail-Postfach, verschlüsselt zu speichern.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist für den Betrieb vorgesehen. Unternehmen sollten vor der Nutzung prüfen, welche Vertragsunterlagen aktuell bereitgestellt werden.

Nein. Belegbert sieht eine Vorlage für eine Verfahrensdokumentation vor. Diese muss an die tatsächlichen Abläufe des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.

Nein. Belegbert ist Software zur Fakturierung und Belegvorbereitung und erbringt keine Steuerberatung. Die steuerliche Bewertung bleibt beim Steuerberater.

Geordnete Rechnungen, Originalbelege und nachvollziehbare Aufzeichnungen können bei Rückfragen helfen. Ob alle Anforderungen des Einzelfalls erfüllt sind, hängt von den betrieblichen Abläufen und den gesetzlichen Vorgaben ab.

Belegbert kann eine schlanke Alternative für Nutzer sein, die vor allem Angebote, Rechnungen, Belege und die Übergabe an den Steuerberater benötigen. Es ist keine vollständige Buchhaltungssoftware und nicht mit Lexware Office verbunden.

Belegbert konzentriert sich auf Fakturierung, Belegsammlung, Zahlungserfassung und Übergabe. Funktionen wie EÜR, Jahresabschluss und ELSTER-Übermittlung gehören nicht dazu.

Das hängt davon ab, welche Funktionen benötigt werden. Belegbert richtet sich an kleine Unternehmen, die Rechnungen und Belege einfach verwalten und für den Steuerberater vorbereiten möchten; der konkrete Funktionsumfang sollte mit den Anforderungen verglichen werden.

Belegbert ist auf einen schlanken Ablauf von der Rechnung bis zur Belegübergabe ausgerichtet. Wer umfassende Buchhaltungsfunktionen benötigt, sollte die Funktionslisten der Produkte im Detail vergleichen.

Der vorgesehene Umzug umfasst Kunden, Artikel, Rechnungen und offene Posten. Die Rechnungsnummern sollen nahtlos weiterlaufen. Vor dem Wechsel ist es sinnvoll, Datenumfang und Übernahmeablauf zu prüfen.

Nein. Belegbert ist eigenständig. Ob du ein anderes Programm kündigst, hängt davon ab, welche Aufgaben du künftig noch damit erledigen möchtest und ob Daten oder Funktionen dort verbleiben sollen.

Ja. Die drei ergänzenden Module lassen sich auch mit Lexware Office verwenden, sofern der dortige Tarif die benötigte Schnittstelle unterstützt.

Vergleiche nicht nur den Preis, sondern auch Angebots- und Rechnungsfunktionen, E-Rechnung, Belegimport, Zahlungszuordnung, Exportmöglichkeiten, Nutzerzahl, Datenübernahme und die Aufgaben, die weiterhin dein Steuerberater übernimmt.

Mahnbert ist das ergänzende Modul für Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Es kann offene Rechnungen im gemeinsamen Arbeitsablauf weiterverarbeiten.

Kundilo ist ein Online-Kundencenter, in dem Kunden Informationen und Vorgänge zu ihrer Geschäftsbeziehung mit einem Anbieter einsehen können.

Kontaktbert organisiert Kundenkontakte und Anfragen, etwa wenn Interessenten oder Bestandskunden per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen.

Kontaktbert organisiert die Anfrage, Kundilo stellt ein Kundenportal bereit, Belegbert erstellt Angebote und Rechnungen und sammelt Belege, und Mahnbert unterstützt beim Mahnwesen.

Nein. Belegbert kann einzeln genutzt werden. Weitere Module lassen sich bei Bedarf ergänzen.

Die Produktkonzeption sieht einen gemeinsamen Kundenstamm für die Module vor, damit Informationen nicht unnötig mehrfach gepflegt werden müssen.

Ja. Mahnbert, Kundilo und Kontaktbert können auch ohne Belegbert an Lexware Office angebunden werden; dafür ist dort ein Tarif mit Schnittstelle erforderlich.

Informationen gibt es auf den eigenständigen Produktseiten: Mahnbert, Kundilo und Kontaktbert.

Belegbert kostet 9,90 € netto pro Monat oder 99,00 € netto pro Jahr, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Für Belegbert-Kunden kostet jedes weitere Modul – Mahnbert, Kundilo oder Kontaktbert – 2,90 € netto pro Monat oder 29,00 € netto pro Jahr.

Belegbert zusammen mit Mahnbert, Kundilo und Kontaktbert kostet 16,90 € netto pro Monat oder 169,00 € netto pro Jahr, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Zwei Benutzer sind enthalten. Jeder zusätzliche Benutzer kostet 2,00 € netto pro Monat oder 20,00 € netto pro Jahr.

Für jedes Modul ist eine kostenlose Testphase von 14 Tagen vorgesehen. Sie endet automatisch; Zahlungsdaten sind dafür nicht nötig.

Die genannten Preise sind Nettopreise. Die gesetzliche Umsatzsteuer kommt hinzu.

Ja. Belegbert ist als einzelnes Modul nutzbar. Die ergänzenden Module sind optional.

Du kannst über die Kontaktseite eine Nachricht vorbereiten oder direkt an service@belegbert.de schreiben.

Nein. Belegbert bietet eine Umsatzsteuerübersicht als Ausfüllhilfe. Die Übermittlung der Voranmeldung an ELSTER gehört nicht zum Funktionsumfang.

Nein. Jahresabschlüsse gehören nicht zum Funktionsumfang. Belegbert organisiert Rechnungen, Belege und Zahlungsinformationen für die weitere Bearbeitung.

Ein Kassenbuch gehört nicht zum beschriebenen Funktionsumfang. Wenn du Bargeschäfte dokumentieren musst, kläre mit deinem Steuerberater, welche Lösung dafür erforderlich ist.

Nein. Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nicht Bestandteil von Belegbert.

Nein. Eine Lagerverwaltung gehört nicht zum beschriebenen Funktionsumfang.

Eine Fremdwährungsverwaltung gehört nicht zum beschriebenen Funktionsumfang.

Nein. Ein Anlagenverzeichnis ist nicht Bestandteil des beschriebenen Funktionsumfangs.

Nein. Belegbert liest Belegdaten aus und schlägt Werte zur Bestätigung vor. Die steuerliche Einordnung und Bewertung wird nicht automatisiert übernommen.

Nein. Belegbert deckt die Fakturierung, Belegsammlung und Zahlungserfassung ab. Zusätzliche Buchhaltungs-, Melde- und Abschlussaufgaben müssen separat erledigt werden.

Der Steuerberater übernimmt insbesondere die steuerliche Beurteilung, Buchhaltung und weitere Leistungen, die über die Erfassung und geordnete Übergabe von Rechnungen und Belegen hinausgehen.